はじめに：デジタル版の大掃除をしよう
年末が近づくと、家の中をきれいにする大掃除に取り掛かる方が多いかと思いますが、パソコンやスマートフォンの中の「デジタルデータ」も、定期的な大掃除が必要です。
写真、動画、書類ファイル…気づけば容量を圧迫し、動作が重くなっていませんか？デジタルデータを整理し、大切な情報を守るための「バックアップ」を確実に行うことで、新しい年をスッキリと快適に迎えましょう！
今回は、合同会社はっと家が推奨する、デジタルデータの整理術と、絶対に欠かせないバックアップの重要性について解説します。
1. なぜデジタル整理が必要なのか？
デジタルデータの整理は、単にパソコンの動作を軽くするだけではありません。
- 必要な情報を素早く見つけられる: 整理されていれば、あの時の写真や重要な書類にすぐにアクセスできます。
- ストレージ容量の節約: 不要な重複ファイルやスクリーンショットなどを削除することで、パソコンやクラウドストレージの容量を節約できます。
- セキュリティの向上: どこに何のファイルがあるかを把握しやすくなり、情報漏洩リスクのあるファイルを特定しやすくなります。
2. 年末に実践したいデジタル整理術3ステップ
効率よくデータを整理するための簡単な手順をご紹介します。
ステップ 1：不要なファイルを「捨てる」
まずは、不要なものを大胆に削除しましょう。
- スクリーンショット: 一度使ったら不要になることが多いです。日付が古いものから確認し、削除しましょう。
- 重複ファイル: ダウンロードを繰り返した画像やPDFファイルなど、名前が似ているファイルを検索して削除します。
- 古いダウンロードファイル: ダウンロードフォルダは最もゴミがたまりやすい場所です。必要なものだけを移動し、残りはすべて削除します。
ステップ 2：ファイルを「分類」してフォルダ構造を整える
残った必要なファイルを、分かりやすいルールに従って整理します。
- ルールを決める: 「日付（例: 2025-12）」「案件名」「カテゴリ（例: 旅行 / 仕事 / 趣味）」など、ご自身が最も探しやすいルールを決めます。
- 階層はシンプルに: フォルダの階層が深くなりすぎると、かえって探しにくくなります。メインのフォルダの下に、サブフォルダが2～3階層程度に収まるように心がけましょう。
- デスクトップは空に: デスクトップにファイルを置きすぎると動作が重くなる原因にもなります。デスクトップは「一時的な作業スペース」と割り切りましょう。
ステップ 3：命名規則を統一する
ファイル名を見ただけで、中身がわかるように整理します。
- 日付を先頭に: 20251207_〇〇旅行_東京 のように、日付を先頭にすることで、自動的に時系列で並び替えることができます。
- カタカナ/ひらがな/英字の統一: フォルダ名やファイル名に使う文字を統一すると、検索する際の手間が省けます。
3. デジタル整理の最重要項目：「バックアップ」
どんなに整理しても、パソコンやスマホが故障したり、紛失したりすれば、大切なデータは一瞬で失われてしまいます。データ消失を防ぐ唯一の方法が「バックアップ」です。
バックアップの基本は「3-2-1ルール」です。
- 3: データを3つの場所に保管する
- 2: 2種類の異なるメディア（例: パソコン本体と外付けHDD、またはパソコン本体とクラウド）に保管する
- 1: 1つはオフサイト（物理的に離れた場所、すなわちクラウド）に保管する
特にお子様の成長記録や家族写真は、外付けHDDと**クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）**の両方に保存しておくことを強くおすすめします。
まとめ
デジタルデータの整理とバックアップは、時間を作るのが難しい作業ですが、年末のこの機会にぜひ時間を確保してみてください。 整理されたデジタル環境は、日々の作業効率を上げ、万が一のデータ消失リスクから大切な思い出や財産を守ってくれます。スッキリした状態で、気持ちよく新年を迎えましょう！